Kundendaten: Nur komplett ist wirklich gut (Teil 1)

Hätten Sie’s gedacht? Derzeit fehlen der FFB bei zehn Prozent der Depots die Angaben zum dazugehörigen Referenzkonto. Das Referenzkonto ist jedoch notwendig, um viele Aufträge und Prozesse reibungslos abwickeln zu können. Dazu gehören auch die Verkäufe von Fondsanteilen. Kurz gesagt: Ist der FFB das Referenzkonto einer Ihrer Kundinnen oder eines Ihrer Kunden nicht bekannt oder sind die Angaben veraltet, verzögert sich der angestoßene Vorgang – zum Beispiel der Verkauf von Fondsanteilen – und es kommt zu Nachfragen, die Zeit kosten. Das ist ärgerlich für Sie als Beraterin oder Berater, aber auch lästig für Ihre Kundinnen und Kunden. Und es ist leicht vermeidbar! Einfach regelmäßig prüfen, ob ein Referenzkonto angegeben und dieses auch aktuell ist.

Daten aktuell halten

Bitte prüfen Sie regelmäßig, mindestens aber einmal jährlich, die Angaben der Kontoinhaberinnen und Kontoinhaber, also Namen, Adresse, Kreditinstitut und Bankverbindung. Gehört ein Referenzkonto einer minderjährigen Person, muss das Konto entweder auf den Namen dieser minderjährigen Person oder den Namen einer gesetzlichen Vertretung lauten. Dann müssen die entsprechenden Nachweise für die Vertretungsregelung der FFB vorliegen.

Wollen Sie veraltete Angaben zum Referenzkonto aktualisieren, verwenden Sie dafür bitte das entsprechende Formular. Sie können es als Service ausfüllen, zusätzlich ist aber die Originalunterschrift Ihrer Kundinnen und Kunden notwendig. Das ausgefüllte und unterschriebene Formular schicken Sie dann bitte per Post an die FFB. Das Formular finden Sie im Formularshop oder laden es direkt hier herunter. Änderungswünsche per E-Mail können leider nicht entgegengenommen werden.

Erforderliche Unterlagen bei der FFB einreichen

In manchen Fällen sind für die Vollständigkeit und Aktualität der Kundendaten ergänzende Unterlagen erforderlich, bei einer Namensänderung beispielsweise oder dem Erreichen der Volljährigkeit.

Im Folgenden sowie in Teil 2 dieses Artikels erfahren Sie genau, was in solchen Situationen zu tun ist. Allen Szenarien ist gemeinsam: Sie handeln im Interesse Ihrer zufriedenen Kunden, wenn Sie auf aktuelle und vollständige Daten achten. So vermeiden Sie lästige Rückfragen zur Unzeit und mögliche Verzögerungen, die unnötig und ärgerlich sind.

Namensänderung

Ändert Ihre Kundin oder Ihr Kunde den Namen, genügt eine formlose Mitteilung bei der FFB nicht. Stattdessen benötigt die FFB einen amtlichen Nachweis über die Namensänderung. Das kann eine beidseitige Kopie des Ausweises sein, aus dem die Namensänderung hervorgeht. Diese können Sie einfach per E-Mail schicken an auftrag@ffb.de.

Wichtig: Die FFB prüft ihrerseits alljährlich die Kundendaten auf Vollständigkeit. Sollten dabei fehlende Daten auffallen, werden die Kundinnen und Kunden angeschrieben und gebeten, die erforderlichen Unterlagen einzureichen. 

Die FFB bemüht sich also darum, dass stets alle Informationen vorliegen. Da diese Prüfung jedoch nur einmal jährlich erfolgt, kann es in der Zwischenzeit zu Verzögerungen kommen. Besser ist es deshalb, wenn Sie für Ihre Kundinnen und Kunden die Datenaktualität selbst im Blick haben. Ihre Kundschaft fühlt sich so rundum gut betreut und Sie vermeiden Verzögerungen bei Abläufen.

Fazit

Sie als Finanzanlagenberater oder -beraterin wissen: Geldanlage ist Vertrauenssache. Dieses wird empfindlich gestört, wenn sich Prozesse verzögern und es öfter zu Nachfragen kommt. Geschieht das auch noch zur Unzeit, gesellt sich zum Störgefühl eventuell Verärgerung.

Das lässt sich leicht vermeiden, indem Sie selbst aktiv darauf achten, dass bei der FFB stets aktuelle Kundendaten vorliegen. Prüfen Sie, ob alle Angaben vollständig sind, und erfragen Sie, was fehlt.

Lesen Sie in Teil 2, wie Sie effektiv die Kundendaten aktuell halten können: Was ist zu tun, wenn die persönlichen Daten unvollständig sind, die Unterschrift abweicht oder eine Kundin oder ein Kunde volljährig wird? Kein Thema mehr verpassen. Einfach für den Berater-Newsletter der FFB hier anmelden.