Stress, lass nach: Wie Sie mehr schaffen bei weniger Arbeit

Märkte und Kunden können schon gelegentlich für Stress sorgen. Doch durch immer neue regulatorische Anforderungen, wachsende Administration und Dokumentation hat sich auch Ihre Dauerbelastung deutlich erhöht. Diese drei Techniken schaffen Abhilfe.

Qualifizierte Anlageberatung ist anspruchsvoll und herausfordernd: Kunden akquirieren, Kundengespräche auch in schwierigen Marktphasen führen, alle Gespräche gut vorbereiten, die Übersicht über neue Anlageprodukte behalten, Portfolios von Kunden überprüfen, pflegen und optimieren. Dazu noch gemäß immer umfangreicheren regulatorischen Vorgaben rechtssicher agieren und alles korrekt dokumentieren. Gerade der administrative Aufwand ist in den letzten Jahren enorm gestiegen. Wie soll man das schaffen? Wie kann man verhindern, dass dies zulasten der direkten Kundenbetreuung geht? Mehr Personal ist nicht immer die Lösung, auch der Ertrag muss schließlich stimmen.

Ein wichtiger Schlüssel: die eigene Produktivität steigern 

Was zunächst einmal sehr technokratisch klingt, kann der erste Schritt dazu sein, die wachsende berufliche und auch private Aufgabenfülle besser zu bewältigen: mit bewährten Produktivitätstechniken mehr schaffen, ohne dabei mehr zu arbeiten. Denn richtig verstanden dienen Produktivitätstechniken vor allem der eigenen Entlastung. Sie verschaffen uns die Zeit und den Freiraum für souveränes Handeln, ohne uns selbst dabei zu überfordern.

Unsere Vertriebsdirektoren Tobias Hill und Michael Müller haben für Sie die fast unendliche Literatur der Produktivitätsratgeber durchforstet. Das sind ihre drei Favoriten für eine Produktivitätssteigerung im Beratungsalltag:

1. Das Eisenhower-Prinzip 

Ganz klar: Nicht alles, was täglich als Wunsch, Aufgabe oder scheinbare Verpflichtung an uns herangetragen wird, ist wirklich wichtig. Nicht alles ist dringend und muss wirklich sofort erledigt werden. Der amerikanische Weltkriegsgeneral und spätere US-Präsident Dwight D. Eisenhower wusste, was es bedeutet, (auch wörtlich) an vielen Fronten zugleich gefordert zu sein. Auf ihn geht daher eine einfache Methode zurück, die aber in der Praxis enorm weiterhilft.

Nehmen Sie die Aufgaben, die vor ihnen liegen. Stellen Sie sich zu jeder zwei entscheidende Fragen:

1. Ist diese Aufgabe wichtig oder unwichtig?
2. Ist diese Aufgabe dringend oder ist sie nicht dringend?

Anschließend können Sie Ihre Aufgaben in eine einfache Matrix ordnen. Denn Aufgaben in den vier Feldern der Eisenhower-Matrix haben jeweils unterschiedliche „Erledigungsstrategien“ zur Folge.

Die Eisenhower-Matrix

Konsequent delegieren: Dringliche Aufgaben, die aber nicht wichtig sind und z. B. nicht Ihre eigene Erfahrung oder Kompetenz benötigen, sollten konsequent delegiert werden. Vieles an Administrationsprozessen, an Dokumentation oder Protokollierung können Mitarbeiter genauso schnell erledigen wie Sie. Vieles in der Kategorie „dringend/unwichtig“ kann heute auch durch Standard-Software für den Beratungsprozess geleistet werden, wie sie z. B. Pools zur Verfügung stellen.

Selbst sofort erledigen: Bei Aufgaben, die gleichermaßen dringend und wichtig sind, müssen Sie selbst ran. Ein wichtiger Kunde meldet sich besorgt angesichts einschneidender Marktereignisse. Sie wissen, dass er zu irrationalen Handlungen neigt, wenn er verunsichert ist. Dann führt kein Weg daran vorbei – es ist Ihr Einsatz gefragt.

Gekonnt ignorieren: Sie haben erkannt, dass eine Aufgabe weder dringlich ist noch für Sie und Ihren Geschäftserfolg wichtig? Dann legen Sie diese zur Seite. Sollten Sie doch einmal die Dienste eines Werbemittelproduzenten benötigen, der Ihnen unbedingt Kugelschreiber mit Ihrem Firmenaufdruck verkaufen will, können Sie ja immer noch auf ihn zugehen – falls das zu einem späteren Zeitpunkt wichtig genug ist.

Präzise terminieren: Es gibt wichtige Aufgaben, die aber nicht sofort erledigt werden müssen oder können. Setzen Sie sich für diese klare Termine, damit das Wichtige nicht von den täglichen Dringlichkeiten verdrängt wird. Neue Fondsprodukte auf Herz und Nieren prüfen, Möglichkeiten der Softwareunterstützung testen, ein Kundenevent oder einen Newsletter planen – das sind typische Kalenderaufgaben.

2. Die Pareto-Regel: 20 % Aufwand für 80 % Ergebnis

Der italienische Ingenieur und Ökonom Vilfredo Federico Pareto untersuchte am Anfang des 20. Jahrhunderts die Verteilung des Volksvermögens in Italien. Er fand dabei heraus, dass rund vier Fünftel des Vermögens, also 80 %, bei rund einem Fünftel (20 %) der italienischen Familien konzentriert war. Daraus folgerte er, dass die Banken ihre Ergebnisse am effektivsten verbessern können, wenn sie sich möglichst um diese wohlhabenden 20 % kümmern.

Das Pareto-Prinzip

Erstaunlicherweise hat sich dieses Verhältnis von 80 zu 20 in den unterschiedlichsten Kontexten empirisch wiedergefunden. Es ist in aller Regel so, dass 80 % eines Ergebnisses einer Tätigkeit mit 20% des Aufwandes erreicht werden. Die restlichen 20 % aber 80 % der Zeit fressen. Wer sich das vor Augen hält, hat ein gutes Argument gegen übergroßen (eigenen) Perfektionismus: Wer immer 100 % bei jeder einzelnen Aufgabe erreichen will, verschleißt sich im eigenen Perfektionsstreben und bekommt insgesamt betrachtet weniger Aufgaben erledigt.

Man sollte auch bedenken, was der Mehr-Nutzen von absoluter Perfektion wäre – für sich selbst oder für andere. Was nutzt es Kindern, wenn ihre Eltern die Pflege von Haus und Garten zu 100 % perfekt erledigen, statt sich mit etwas weniger zufriedenzugeben? Wer mit 20 % des Zeitaufwandes für Haus und Garten zurechtkommt, kann die gewonnenen vier Fünftel anderen wichtigen Dingen widmen, z.B. Zeit mit den Kindern verbringen. Die würden sich mehr darüber freuen, als sie sich über ein Staubkorn in der Zimmerecke ärgern. Das darf als gewiss gelten.

Und in der Anlageberatung: Was nutzt der Aufwand eines wirklich durch und durch kundenindividuellen Depots mit einer ganz eigenen Fondsstruktur je Kunde? Mit deutlich weniger Aufwand lassen sich Depots von Kunden mit demselben Anlegerprofil zusammenfassen und mit gleich aufgebauten (Modell-)Portfolios betreuen. Der Nutzen für den Anleger wird dabei nicht einmal geschmälert. Er erreicht seine Anlageziele genauso gut, nur eben mit deutlich geringerem Zeitaufwand auf Ihrer Seite.

3. Die GTD-Methode: 5 Schritte zu mehr Produktivität

Neuer, aber auch aufwendiger ist die Getting-Things-Done-Methode, die der Erfolgsautor David Allen im Jahre 2001 in seinem Buch desselben Titels vorgestellt hat. In Perfektion betrieben ist diese Selbstmanagement-Methode etwas für Listen-Freaks. Sämtliche Aufgaben des Berufs- und Privatlebens werden in Aufgabenlisten erfasst, die nach einem bestimmten System geordnet sind. Der entscheidende Vorteil: Wer GTD anwendet, muss keine Energie mehr darauf verwenden, sich Dinge zu merken, die noch anstehen und durchschlüpfen könnten. Das macht den Kopf frei, sich auf die aktuelle Aufgabe voll zu konzentrieren. 

Nach der GTD-Methode durchläuft jede Aufgabe 5 Schritte, in denen sie systematisch abgearbeitet wird.

Die 5 Schritte der GTD-Methode

Schritt 1: Sammeln. Alle anstehenden Aufgaben, Termine und Ideen werden in sogenannten „Eingangskörben“ (je geschäftlichem oder privatem Aufgabengebiet) gesammelt. Technisch können das Ihr E-Mail-Postfach, Softwarelösungen wie Evernote oder OneNote oder physische Ablagekörbe / Hängeregistraturen sein.

Schritt 2: Verarbeiten. Alle (!) Aufzeichnungen in Ihren Eingangskörben müssen Sie nun sichten und verarbeiten. Das bedeutet, dass Sie sie in das Getting-Things-Done-System einordnen müssen. Dafür stellen Sie sich zu jeder Eintragung folgende Fragen:

• Um was für eine Aufgabe handelt es sich?
• Kann ich aktuell etwas unternehmen?
• Was ist der nächste Schritt?

Zur richtigen Einordnung halten Sie sich am besten den GTD-Workflow vor Augen.

Der zentrale GTD-Workflow

Wenn Sie bei einer Aufgabe im Eingangskorb nichts tun müssen oder können, schieben Sie diese Aufgabe einfach weg – indem Sie die Aufzeichnungen entsorgen, als Referenzmaterial archivieren oder auf eine offene „Irgendwann/Vielleicht“-Liste setzen.

Schritt 3: Organisieren. Alle Eintragungen, die eine Handlung erfordern, werden zunächst auf neue Listen gesetzt und von dort aus weiterbearbeitet. Das ist die Logik dahinter:

• In Kalender eintragen: Nur Termine werden in den Kalender eingetragen. Zu erledigende Aufgaben kommen auf die „Nächste Schritte“-Liste oder werden als Projekt erfasst und in Teilschritte zerlegt.
• Projekte planen: Jede Aufgabe, die mehrere Schritte umfasst, gilt als Projekt. Die Renovierung der eigenen Wohnung ist also genauso ein Projekt wie die berufliche Marketing-Kampagne, mit der Sie sich neue Kundengruppen von Anlegern erschließen wollen. Setzen alle Ihre Projekte auf eine Projektliste und sichten Sie diese Liste regelmäßig. Wichtig ist es, die Projekte zu gliedern: Nächste Schritte müssen definiert, verbindliche Termine für Teilschritte in Ihren Kalender eingetragen werden. 
• Nächste Schritte fest im Blick haben: Führen Sie zusätzlich zur Projektliste noch eine separate Liste, in der Sie alle nächsten Schritte – projektübergreifend – auflisten. So behalten Sie immer den Überblick.
• Beim Warten nichts vergessen: Führen Sie auch eine Erinnerungsliste für alle Aufgaben, die Sie an andere delegiert haben. Legen Sie Termine fest, zu denen Sie nachfassen.

Schritt 4: Durchsehen. GTD hilft nur, wenn Sie wirklich systematisch vorgehen. Nur wenn Sie sicher sein können, dass Ihr System aktuell ist, können Sie sich später ganz auf eine einzelne vor Ihnen liegende Aufgabe konzentrieren.

Sie sollten daher mehrmals täglich in Ihren Terminkalender schauen und mindestens einmal täglich Ihre Aufgabenlisten prüfen, um auszuwählen, was Sie als Nächstes bearbeiten. 

Schritt 5: Erledigen. Ihre Listen helfen Ihnen, nichts zu vergessen und stellen sicher, dass Sie rechtzeitig bemerken, wenn etwas von Ihnen zu erledigen ist. Auch hier gibt es praktische Tipps. Achten Sie z. B. auf Ihren Biorhythmus und erledigen Sie weniger anspruchsvolle Tätigkeiten (zum Beispiel Dokumentenablage) zu Tageszeiten, zu denen Sie weniger leistungsfähig sind. Planen Sie Arbeitsphasen möglichst so, dass Ihnen genug Zeit bleibt, eine begonnene Aufgabe bzw. einen Projektschritt auch „auf einen Rutsch“ abzuschließen, um nicht mit mehr Aufwand wieder neu ansetzen zu müssen. Zweckmäßig kann auch sein, gleichartige Aufgaben (E-Mails, Telefonate) en bloc hintereinander zu bearbeiten. So müssen Sie Ihren Fokus nicht dauernd ändern.